HR-Software: So punkten Sie im "War for Talents"

Im „War for Talents“ kämpfen Unternehmen um hoch qualifizierte Nachwuchskräfte. Doch wer das Rennen um die besten Talente auf dem Arbeitsmarkt machen will, muss schnell sein. Eine Voraussetzung dafür: die passende Recruiting-Software. Fünf Tipps für die Auswahl des richtigen Tools.

Als Geschäftsführer wissen Sie vielleicht aus eigener Erfahrung, was es bedeutet, wenn ein Unternehmen vom Fachkräftemangel betroffen ist: Offene Stellen bleiben unbesetzt und strategisch wichtige Management-Maßnahmen auf der Strecke, etwa beim Thema Digitalisierung. Insbesondere die dafür dringend benötigten Fachkräfte im IT-Sektor sind Mangelware in Deutschland: Laut einer Studie des Branchenverbandes Bitkom waren im Herbst 2017 fast 55.000 Stellen für IT-Spezialisten unbesetzt. Das entspricht einem Anstieg von acht Prozent im Vergleich zum Jahr 2016.

Employer Branding immer wichtiger

Um qualifizierte Mitarbeiter für sich zu gewinnen, wird strategisches Employer Branding immer wichtiger. Gerade Arbeitnehmer im Alter von 18 bis 35 Jahren haben für Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Arbeitgebermarke aufbauen und pflegen, ganz feine Antennen. Für Ihre Recruiting-Strategie bedeutet das zweierlei: Ihre Lösung muss effizient und benutzerfreundlich sein – für Sie und die Bewerber – und Sie müssen die Top-Talente dort ansprechen, wo sie unterwegs sind – auf Bewertungsportalen für Arbeitgeber, in den sozialen Medien oder in Business-Netzwerken.

Eine Voraussetzung dafür ist eine effiziente Recruiting-Software.

On Premise versus Cloud: So finden Sie die richtige HR-Software

Am Markt gibt es zwei Arten von E-Recruiting-Software: die klassischen On-Premise-Lösungen, welche im Unternehmensnetzwerk angesiedelt sind, und cloudbasierte SaaS-Modelle (Software-as-a-Service). 

1. Was ist der Hauptunterschied?

Eine HR-Software für eine cloudbasierte SaaS-Lösung wird in einem Rechenzentrum des Anbieters gehostet und Ihnen schlüsselfertig über das Internet bereitgestellt. Sie melden sich an und legen los. Im Gegensatz dazu das klassische On-Premise-Modell, das im lokalen Rechenzentrum eines (also Ihres) Unternehmens installiert und gewartet wird.

2. Welche Lösung eignet sich für Ihr Unternehmen?
Eine cloudbasierte HR-Software lohnt sich dann für Sie, wenn Ihr Unternehmen über keine eigene IT-Infrastruktur verfügt (z.B. ein eigenes Rechenzentrum) oder Sie bereits Software über externe Dienste betreiben.

Betreiben Sie bereits ein eigenes Datenzentrum, um beispielsweise sensible Daten, Anwendungen oder Server zu verwalten, kann sich für Sie auch die Anschaffung einer Recruiting-Software auf On-Premise-Basis eignen.


Wichtig dabei: Eine On-Premise-Lösung wird auf (Ihren) hauseigenen Servern gehostet. Also muss Ihre IT-Abteilung dafür sorgen, dass Hardware, Software und Prozesse stets auf dem neuesten Stand sind. Beachten Sie, dass sich das auf Ihre Personalkosten auswirken kann. 

3. Welche Software-Anforderungen gibt es?

Jedes Unternehmen ist anders und hat somit individuelle Ansprüche daran, was eine Recruiting-Software leisten muss. Deshalb kann es nützlich sein, im Vorfeld ein Anforderungsprofil aufzusetzen und wie folgt zu strukturieren:


Allgemeine Punkte, z.B.

  • Kosten
  • Nahtlose Website-Integration
  • Individualisierbare Vorlagen für Jobinserate

 

Bewerber-Akquise, z.B.

  • Jobboard-Multiposting
  • Responsive Darstellung
  • Mitarbeiter-Weiterempfehlung

 

Bewerber-Management, z.B.

  • Task-Management
  • Nachrichtenvorlagen

 

Robot Recruiting und Matching, z.B.

  • Automatisches CV-Parsing
  • Algorithmusbasiertes Candidate-Matching

 

4. Wie sieht es mit der IT-Sicherheit aus?
Bis heute hält sich das Stigma, dass eine cloudbasierte (Recruiting-)Lösung anfällig sei für Sicherheitslecks. Dabei trifft eher das Gegenteil zu: Eine HR-Software, die Sie über einen Cloud-Betreiber beziehen, ist häufig strenger geregelt in Sachen zertifizierter Sicherheits- und Datenschutzstandards als gleichwertige On-Premise-Lösungen. 

5. Wie finde ich den richtigen Anbieter?

Bei der Anbieterauswahl für eine cloudbasierte Recruiting-Software sind drei Fragen entscheidend:

Erstens: Erfüllt der Anbieter die Vorgaben der DSGVO?
Die seit dem 25. Mai 2018 geltende neue EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) ist hier eindeutig: Kunden dürfen nur mit Anbietern zusammenarbeiten, die „Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet“. Sie müssen also überprüfen, ob der Anbieter diese Anforderungen erfüllt.

Zweitens: Wie werden die Daten im Rechenzentrum geschützt?
Unterlagen mit Informationen darüber muss Ihnen der Anbieter auf Nachfrage umstandslos vorlegen können. Kann er dies nicht, sollten Sie skeptisch werden.

Drittens: Welche Verfügbarkeit definiert der Anbieter im Service-Level-Agreement?

Hier empfehlen Experten, dass Sie als Kunde das SLA (Service-Level-Agreement) des Anbieters genau auf folgende Punkte prüfen sollten: Sind alle notwendigen Verfügbarkeiten gewährleistet, auch in den Randzeiten? Welche Prozesse greifen bei Back-ups? Was passiert bei Ausfallzeiten? Und wie wird der Support vor Ort in Ihrem Unternehmen gewährleistet? 

 

Fazit: Überlegen Sie sich, was Sie wollen!

Eines ist Fakt: Der digitale Wandel macht auch vor dem Recruiting nicht halt. Künftig wird der Einsatz von E-Recruiting noch stärker als bisher darüber entscheiden, ob Ihr Unternehmen den „War of Talents“ für sich entscheiden kann oder nicht. Die logische Konsequenz daraus: Sie müssen sich mehr als bisher darüber im Klaren sein, welche Ansprüche Sie an eine Recruiting-Software stellen.