Mit diesen Lösungen verbessern Sie Ihre Zusammenarbeit

Jedes Unternehmen ist anders – und dennoch gibt es gemeinsame Entwicklungen, die über organisatorische Grenzen hinausgehen. Die Digitalisierung der Zusammenarbeit ist eine davon. Wir zeigen Ihnen, welche Lösungen Ihnen und Ihren Teams helfen, effizienter und digitaler zusammenzuarbeiten.

Smarte Technologien, intelligente Geräte und vielseitige Schnittstellen eröffnen an so gut wie jedem Arbeitsplatz ganz neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. In unserem letzten Blogbeitrag haben wir bereits die vielen Trends und Veränderungen der Digitalisierung im Bereich der Kollaboration in Unternehmen näher beleuchtet. Doch oftmals scheitert es nicht an dem Wissen über die Möglichkeiten, sondern an der Implementierung der für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter passenden Lösungen.

Der Weg zu mehr Motivation und Effizienz
Sieht man sich die deutschen Arbeitsplätze an, wird klar: Vom modernen Arbeitsplatz, der eine effizientere Zusammenarbeit im Team ermöglicht, sind viele Unternehmen noch weit entfernt. Laut der Deutschen Social Collaboration Studie 2018 ist gar jede/r zweite Mitarbeiter/in in Deutschland momentan mit der technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes unzufrieden. Auf der Wunschliste zur Verbesserung stehen Punkte wie die mobile Verfügbarkeit von Daten, der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente oder die Zugänglichkeit zu cloudbasierter Software. Social Collaboration bietet die Basis für digitalisierte Zusammenarbeit und befriedigt genau diese Bedürfnisse. Pioniere in diesem Bereich berichten bereits nach wenigen Monaten von 30 % mehr Effizienz in der Zusammenarbeit und 36 % mehr Mitarbeitermotivation dank moderner Tools.

Vier Lösungen für bessere Zusammenarbeit

Wo beginnen? Das ist die Frage, die sich viele Unternehmen stellen, die den Weg in die Digitalisierung ihrer Arbeitsplätze und Prozesse gehen wollen. Wir haben für Sie vier Lösungen gesammelt, die sich dafür eignen, Ihre Zusammenarbeit im Team zu verbessern: 

Content Management

Content Management bezeichnet die effektive Speicherung, Verwaltung und Aufbereitung von Dokumenten und Daten. Dabei spielt besonders die Effizienz eine entscheidende Rolle – das reine Ablegen und Speichern von Dateien ist mittlerweile nicht mehr genug. Damit Content Management tatsächlich zu Produktivität in kooperativen Prozessen beiträgt, müssen relevante Informationen intuitiv und einfach auffindbar sein. Mit umfassenden und intelligenten Suchfunktionen, die durch neue Technologien wie Machine Learning gestützt sind, wird es möglich, Dateien und verwandte Inhalte kontextbasiert in der gesamten Unternehmensumgebung aufzufinden. Damit dies jedoch nicht die einzige verlässliche Option ist, wird eine strukturierte Ordner- und Listenstruktur für das gesamte Unternehmen empfohlen. Dokumente, Videos, Bilder oder auch Kontakte, Tasks oder Diskussionslisten und vieles mehr gilt es einheitlich zu organisieren. Sobald das unternehmensspezifische Gerüst geschaffen wurde, ist es empfehlenswert, die laufende Verwaltung nicht nur an einer zentralen Stelle aufzuhängen, sondern das Management der Inhalte an einzelne Mitarbeiter zu delegieren, die stetig in diesem Umfeld gemeinsam arbeiten. Somit erhalten User die notwendige Freiheit, ihren Arbeitsbereich flexibel und intuitiv zu gestalten, während sie sich jedoch in vertrauten Strukturen befinden, die ihnen das Unternehmen vorgibt. Damit die erfolgreiche Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen Plattform nicht unübersichtlichen Versionen oder langwierigen Freigabeprozessen zum Opfer fällt, sollten Funktionen wie Check-out und Check-in, automatische Versionierung oder das Hinterlegen von Workflows bei der Auswahl Ihres Content-Management-Systems dringend beachtet werden. Im besten Fall lässt sich das Tool in andere Applikationen integrieren und auch unterwegs einfach öffnen, um den Mitarbeitern ein natürliches, einheitliches Arbeitserlebnis zu ermöglichen.

Unsere Lösungen dazu: Microsoft SharePoint Online, Office 365 und Zoho Docs

 

Gemeinsames Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten

In Zeiten von stetiger Teamarbeit und kollektivem Wissen ist die Reduktion der Hürden beim Erstellen von Inhalten essenziell. Klassischerweise werden Dokumente via E-Mail-Anhang freigegeben bzw. verschickt, um diese mit anderen Personen zu teilen und weiterzuentwickeln. Die Nachvollziehbarkeit letztgültiger Versionen oder Änderungen ist für Autoren in diesem Fall meist schwierig und vor allem zeitraubend. Außerdem ruft das wiederholte Verschicken von ewig langen E-Mail-Trails erhöhten Netzwerkverkehr und vermehrten Speicherbedarf hervor. Eine Möglichkeit, Dokumente einfacher bereitzustellen, ist das Nutzen einer zentralen Onlineplattform. Das allein löst jedoch in den meisten Fällen nicht die Problematik des Zugriffs. Wenn ein Autor aktuell an einem Dokument arbeitet, ist es normalerweise für die Bearbeitung durch andere User gesperrt. Dies verzögert einerseits das Vorankommen und verursacht andererseits meist Unmut bei weiteren Beitragenden. Um eine effiziente Teamarbeit zu ermöglichen, sollte beachtet werden, dass Teams an einem Dokument nicht nur nacheinander, sondern in Echtzeit daran arbeiten können. Mitarbeiter sollten gleichzeitig an unterschiedlichen Teilen des Dokuments arbeiten können, Änderungen und Ergänzungen bleiben erhalten, und das mühsame Zusammenführen einzelner Dokumente ist nicht mehr erforderlich. All das setzt jedoch ein Tool voraus, welches umfassende Möglichkeiten zur Rechteverwaltung, den einfachen, flexiblen Zugang zu Informationen sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Mitwirkenden bietet. Eine allzeit aktuelle und einheitliche Dokumentation, an der alle Beteiligten flexibel arbeiten dürfen, ohne dabei Sicherheit oder Kontrolle einzubüßen, ist das Ergebnis. 

Unsere Lösungen dazu: Zoho Docs und Office 365

 

Online-Meetings

Die Chance, über größere Distanzen hinweg zusammenzuarbeiten, ist für moderne Unternehmen und deren Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Ein wichtiger Punkt dabei sind Meetings. Standortübergreifende oder sogar internationale Teams brauchen vor allem eines: ein Tool, welches Online-Meetings einfach und effizient überall ermöglicht. Remote-Arbeit hat persönliche Besprechungen nicht ersetzt – und soll es auch nicht. Es geht vielmehr darum, die Erfahrung so persönlich wie nur möglich zu gestalten, um die Kreativität und den Ideenreichtum von Face-to-Face-Meetings bestmöglich zu erhalten und dennoch räumliche Flexibilität für interne oder auch externe Teammitglieder zu bieten. Die passenden Lösungen ermöglichen Audio- und Videokonferenzen sowie Instant Messaging (Chat) und vor allem ein einfaches Wechseln zwischen diesen Channels, um Kommunikation und Informationsaustausch stetig am Fließen zu halten.

Im Sinne des kommunikationswissenschaftlichen Sender-Empfänger-Modells ist es wichtig, nicht nur über etwas zu sprechen, sondern über dasselbe zu sprechen, um ein gemeinsames Verständnis zu erzielen. Dieses Vorhaben besonders über räumliche Grenzen hinweg umzusetzen, erfordert zusätzlich zur Voice- oder Videokommunikation weitere Möglichkeiten des inhaltlichen Ausdrucks. Dazu zählen Methoden wie Screensharing und Teilen von Applikationen oder Dateien. Wählen Sie daher am besten eine Anwendung, die flexibel von jedem Gerät genutzt werden kann und vielseitige Kommunikationskanäle bietet, um damit geografische und technische Barrieren gleichzeitig zu überbrücken.

Unsere Lösungen dazu: Microsoft Skype for Business und Office 365

 

Arbeitsbereiche für Teams

Eine aktuelle Stanford-Studie zeigt, dass Personen, die einem Team angehören, nur dadurch bis zu 64 % länger motiviert sind, als wenn sie sich Herausforderungen allein annehmen würden. Daraus lässt sich schließen, dass das reine Zugehörigkeitsgefühl ein Motivator zu besserer und produktiverer Leistung ist. Dies zu erkennen und zu fördern, kann auch ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen sein. Eine Möglichkeit der Förderung ist die Bereitstellung eines gemeinsamen Arbeitsbereichs, in dem sich Teams offen, einfach und jederzeit über geografische und organisatorische Grenzen hinweg austauschen können. Diese Möglichkeiten existieren bereits heute, jedoch mit gewissen Problematiken, da oft mehrere unterschiedliche Tools im Einsatz sind. Der Grund dafür ist, dass jede Gruppe ohne zentrale Steuerung individuell agiert: Einige bevorzugen E-Mails, während andere hauptsächlich im Chat kommunizieren, und wieder andere laden einfach das gewünschte Tool oder die Version für Privatanwender herunter, wenn sie durch ihre IT keine Applikation erhalten, die den Ansprüchen gerecht wird. Dies führt zu einer negativen Benutzererfahrung mit multiplen Logins, Schwierigkeiten beim organisationsweiten Teilen von Inhalten und einer inkonsistenten Ablage von Informationen. Zudem stellt dies – aufgrund der geschaffenen Schatten-IT – ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Unternehmen dar. Unser Tipp ist daher, diesen Entwicklungen vorzugreifen, indem Sie selbstständig und zentral eine Kollaborationsplattform für Ihre Mitarbeiter schaffen. Empfehlenswert ist es, sich in diesem Bereich auf Tools zu fokussieren, die sich an den Erfolgsrezepten von Social Media orientieren. Diese Arbeitsbereiche ersparen vor allem langes Suchen nach aktuellen Dokumenten, verringern ewige E-Mail-Threads und vermeiden undurchsichtige Kommunikation oder unterschiedliche Wissensstände innerhalb von Teams. Unternehmen, die bereits Social-Collaboration-Tools im Einsatz haben, berichten außerdem, dass diese vor allem die Zusammenarbeit und Kommunikation über verschiedene Teams, Abteilungen und Hierarchie-Ebenen hinweg verbessert haben. Darüber hinaus haben der Austausch innovativer Ideen und deren Umsetzung sowie eine Fokussierung auf die Bedürfnisse der Kunden zugenommen. Sogar 49,9 %  der befragten Mitarbeiter haben angegeben, dass sie wesentliche Veränderungen der Kultur ihres Unternehmens spüren.

Unsere Lösungen dazu: Office 365 und Zoho Workplace