Mit diesen Tools läuft die Zusammenarbeit besser

Home-Office, Remote Working, mobiles Arbeiten oder eine Videokonferenz mit dem Vertriebsteam in Singapur: Collaboration-Tools ermöglichen immer mehr mittelständischen Unternehmen eine Flexibilisierung der Arbeitswelt. Damit werden Arbeitsabläufe effizienter, Prozesse optimiert und das gesamte Team bleibt auf dem gleichen Stand – egal ob die Kollegen in Stuttgart oder Singapur arbeiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen.

Jede Woche Teammeeting, erfolgreiche Projekte in Zusammenarbeit mit interdisziplinären Arbeitsgruppen: Teamarbeit bildet heutzutage den Mittelpunkt des Arbeitslebens in so gut wie allen Unternehmen. Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Disziplinen sind in gemeinsamen Projekten tätig. Damit eine solche Zusammenarbeit unabhängig von Raum und Ort überhaupt möglich wird und am Ende erfolgreich ist, bedarf es spezieller Lösungen. Etablierte Kommunikationsmittel wie Excel-Tabelle, Telefon oder E-Mail spielen dabei zwar auch weiterhin eine Rolle, reichen aber längst nicht mehr aus. Vielmehr werden sie um Anwendungen erweitert, die eine effizientere Zusammenarbeit über die Grenzen von Fachbereichen, Zeitzonen, Kulturen und Ländern hinweg erst möglich machen. Die Rede ist von Collaboration-Lösungen.

Die passende Lösung für Ihr Unternehmen

Egal ob Projektplanung, Dokumente mit allen Bearbeitungsversionen, einheitliche Terminplanung, Kommunikation, Aufgabenverteilung: Mit dem richtigen Collaboration-Tool ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, dass sie teamübergreifend von jedem Ort der Welt und ohne lästige Medienbrüche Zugriff auf sämtliche Dateien haben, die sie für kollaboratives Arbeiten brauchen. Bevor Sie jetzt wild nach Lösungen und Anbietern suchen, beachten Sie Folgendes:

1. Jedes Ihrer Teams arbeitet anders.

2. Jeder Ihrer Angestellten hat einen eigenen Stil, seinen Job zu erledigen.

3. Jedes Unternehmen hat eine andere Vorstellung davon, was Produktivität bedeutet.

Die drei genannten Punkte sollen Ihnen vor allem eines verdeutlichen: So vielfältig wie die Arbeitsweisen von Teams und Mitarbeitern sind, so vielfältig ist auch das Angebot an entsprechenden Produkten: Unter den 30.000 Google-Ergebnissen, die Sie bei der Suche nach „Collaboration-Lösungen“ erhalten, finden sich simple Task-Management-Apps ebenso wie etablierte Projektmanagementsysteme oder innovative und komplexe Suites für das kollaborative Arbeiten im Team. Für Ihre IT-Abteilung wird sich die Suche nach der passenden Collaboration-Software zwar zeitintensiv gestalten, aber lohnen. Damit Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen, hier die fünf wichtigsten Tipps:

 1.  Definieren Sie Ziele und eine Zielgruppe

Zu Beginn sollte Ihre IT-Abteilung eine Anforderungsanalyse an die Software durchspielen und in einem Lastenheft detailliert festhalten, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen an eine Collaboration-Lösung stellt, etwa: Welche Software-Funktionen brauchen Ihre Teams und Mitarbeiter? Was wünscht sich Ihr Marketing von der Software? Und was Ihr Vertrieb oder Ihr Controlling? Welche Anwendungsfälle muss die Software abdecken? Wer soll mit der Software am Ende des Tages arbeiten, und welchen konkreten Nutzen soll die Software Ihren Mitarbeitern und Abteilungen liefern?

2.  Legen Sie K.-o.-Kriterien fest

Hier gibt es ein paar wichtige Aspekte, die ein Ausschlusskriterium darstellen können, etwa die Plattformverfügbarkeit (es handelt sich um ein Windows-System, obwohl Sie mit Linux arbeiten), der Preis oder das Bereitstellungsmodell (eine Fremdfirma hostet die Datenbanken).

3.  Entscheiden Sie zwischen „All in one“ und „Best of Breed“

Während eine All-in-one-Lösung auf einen ganzheitlichen Ansatz abzielt, konzentriert sich eine Best-of-Breed-Lösung lediglich auf einen Teilaspekt Ihres Anforderungsprofils. Es gibt übrigens auch ganzheitliche Lösungen, die so arbeiten. Letztlich haben beide Varianten ihre Vor- und Nachteile, die Sie bei der Auswahl bedenken sollten (siehe Punkt 1).

4.  Produktivität vs. Datenschutz

Bei der Nutzung eines Collaboration-Tools werden personenbezogene Daten bearbeitet, seit 25. Mai 2018 nach Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das beginnt bei Nutzernamen, E-Mail-Adressen und reicht bis zu komplexen Metadaten wie Standort-, Verbindungs- und Kommunikationspartnerdaten. Bevor Sie sich für eine entsprechende Software entscheiden, müssen Sie prüfen, ob die datenschutzrechtlichen Vorschriften auch eingehalten werden.

5. Testen Sie Ihre Auswahl unter Real-Life-Bedingungen

Jetzt, wo Sie Ihre favorisierten Software-Lösungen sondiert haben, sollten Sie sie ausgiebig testen. Finden Sie in einem echten Evaluierungsprozess heraus, ob Ihre gewünschten Produkte auch wirklich mit Ihrer Anforderungsanalyse konform gehen. Wichtig: Versuchen Sie dabei diejenigen Mitarbeiter und Teams einzubinden, die auch später mit der Collaboration-Software arbeiten sollen. Nur so bekommen Sie ein Gefühl für den Output der Anwendung.

Fazit: Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter, und achten Sie auf den Datenschutz

Bevor Sie jetzt Ihre Anforderungsanalyse erstellen, seien Sie sich über eines klar: Die perfekte, allumfassende, dazu noch skalierbare und obendrein kostengünstige Software für kollaboratives Arbeiten gibt es (noch) nicht. Fokussieren Sie sich bei der Auswahl Ihres Favoriten auf den Eindruck, den die Lösung bei Ihren Mitarbeitern hinterlässt, und achten Sie darauf, dass die derzeitigen Sicherheits- und Compliance-Herausforderungen in Verbindung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung eingehalten werden. Sind Ihre Mitarbeiter zufrieden, weil sie mit der Software effizienter zusammenarbeiten können und so für Ihr Unternehmen einen höheren Output generieren, sollten Sie zugreifen.

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