Sieben Schritte zur Umsetzung von digitalen Prozessen in Ihrem Unternehmen

Spätestens wenn „Digitalisierung“ auf der To-do-Liste Ihres Unternehmens steht, sind Sie als IT-Leiter die erste Ansprechperson, wenn es um die Umsetzung geht. Aber wo beginnen? Schließlich müssen Sie Schritt für Schritt Prozesse umsetzen und dürfen auf diesem Weg nichts vergessen oder übersehen.

Schritt eins

Analyse. Was bringt die Digitalisierung Ihrem Unternehmen? Was ist der Status quo, was sind die vorgegebenen Ziele, und wie können digitale Prozesse dabei unterstützen, diese zu erreichen? Konkret: An welchen Stellen würde ein digitaler Prozess helfen, effizienter zu werden? Welche Vorteile haben Betrieb, Kollegen, Produkte und Services, wenn digitale Prozesse und Tools implementiert werden? Prüfen Sie vorerst jeden Anwendungsfall je Stakeholder einzeln, und verknüpfen Sie dann die Ergebnisse miteinander: Es geht nicht nur um einzelne Bereiche wie ein Produkt, sondern um Wechselwirkungen mit allen Abteilungen und allen Prozessen. Eben überall dort, wo die Digitalisierung hilft, insgesamt schneller und effizienter zu werden.

Wichtig: Digitalisierung sollte Mittel zum exakt definierten Zweck sein. Es geht nicht vorrangig darum, Technik zu nutzen, sondern um Technologien auszuwählen, die zum Unternehmen und zu den Zielen passen.

Schritt zwei

Handlungs- und Entscheidungshoheit. Holen Sie sich Rückendeckung für Ihre Analysen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen. Überzeugen Sie die Geschäftsleitung: Nur wenn die Unternehmensspitze eine Digitalisierung als nützlich wahrnimmt und eine positive Veränderung des Unternehmens erkennt, wird sie Ihr Vorhaben unterstützen und fördern. Ab hier startet die Umsetzung.

Schritt drei

Prüfung der Ressourcen. Gibt es in Ihrem Unternehmen genügend Menschen, die Sie und Ihre Vorhaben verstehen und unterstützen können? Gibt es Ressourcen und Fähigkeiten, die zur Umsetzung beitragen können? Oftmals ist es einfacher, fehlendes Know-how temporär zu besetzen. Externe Spezialisten helfen hier schnell, die grundlegende Strategie aufzusetzen und gemeinsam die ersten Schritte einzuleiten.

Schritt vier

Tools, Produkte und Services. Ausgehend von der anfänglichen Analyse, wählen Sie nun die passenden Tools und Produkte aus. Bewährt hat sich, mit dem papierlosen Büro und dem Rechnungswesen zu starten. Hier gibt es erfahrungsgemäß die größte Zustimmung, da dies meist alle Abteilungen betrifft und die Veränderungen schnell wirksam und klar verständlich sind. Ein solches Projekt ist immer ein positiver, gemeinsamer Startschuss. Grundlegend gilt: Schnelle Erfolge durch Pilotprojekte für möglichst viele Beteiligte schaffen ein positives Klima für Veränderungen – auch die digitalen. 

Schritt fünf

Monitoring, um agil und flexibel zu bleiben. Digitalisierung ist ein fruchtbarer Boden für ständig neue Ideen, Technologien und Produkte. Trends zu verfolgen, zu bewerten und gegebenenfalls in die eigene Strategie zu integrieren, ist daher Aufgabe der IT-Leitung. Hier verliert man durchaus schnell den Überblick. Daher gilt: Innerhalb der gewählten Lösungen muss so viel Spielraum sein, dass man auf veränderte Rahmenbedingungen flexibel reagieren kann. Nur so können Änderungen möglichst flexibel umgesetzt werden, speziell auch bei Anwendungen, die nach Updates sofort wieder zur Verfügung stehen müssen. Perfekt ist es schlussendlich, wenn Kapazitäten sich an den aktuellen Bedarf anpassen.

Schritt sechs

Datensicherheit gewährleisten. Unternehmens- und Kundendaten sind heilig. Missbrauch und Systemangriffe sind mit allen Mitteln abzuwehren. So ist ein umfassendes Sicherheitskonzept unumgänglich, dazu zählt auch die Sensibilisierung von Mitarbeitern. Gemeinsam mit einem professionellen Partner und verantwortungsvollen Mitarbeitern können Datenskandale und die damit verbundenen Konsequenzen definitiv ausgeschlossen werden. Denn vorhandene Daten ausschließlich zu speichern und zu schützen reicht schon lange nicht mehr. Hier hilft intelligente Software, die Zusammenhänge zwischen Daten versteht, Schlüsse zieht und Unregelmäßigkeiten so analysiert, dass Ihre Geschäftsdaten dort bleiben, wo sie hingehören – nämlich in Ihrem Unternehmen.

Schritt sieben

Modelle neu denken. Sehen Sie schon die neuen Möglichkeiten und Innovationen? So wie der personalisierte Sportschuh, der ohne digitalisierten Prozess undenkbar wäre. Die Digitalisierung öffnet uns unendlich viele Türen, in fast allen Branchen und Bereichen kann dadurch in neue Richtungen gedacht werden. Gehen Sie als CTO voran. Nehmen Sie die Herausforderung an, scheuen Sie nicht den Konflikt, denn: Die Zukunft ist digital, mit oder ohne Ihr Unternehmen.

Sieben typische Fehler im Change Management (die Sie mit unseren sieben Schritten vermeiden)
  • Disruptive Technologien „aus dem Bauch“ heraus einführen
  • Fehlende Rückendeckung durch die Geschäftsführung
  • Benötigte Mittel und Ressourcen unterschätzen
  • Versäumen, die ganze Belegschaft zu integrieren und „mitzunehmen“
  • Schon während der Implementierung auf auslaufende Konzepte und Technologien zu setzen
  • Durch ein unzureichendes Sicherheitskonzept Bedenkenträgern Rückenwind geben und das gesamte Geschäft gefährden
  • An Gewohnheiten und eingefahrenen Prozessen festhalten und so Chancen und Neugeschäft verpassen

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