So finden Sie das passende CRM System

Egal ob Vertriebskunden, Neukunden, externe Dienstleister oder Mitarbeiter: Ein CRM-System ermöglicht Ihnen die gezielte und individuelle Pflege, Bearbeitung und Verwendung sämtlicher Kontaktinformationen in einer zentralen Datenbank. Die Auswahl der geeigneten CRM-Software ist von entscheidender Bedeutung. Wir sagen Ihnen, was ein CRM-System leisten muss, wie Sie eine passende Lösung auswählen und Ihre Unternehmensprozesse davon profitieren können.

Der Anruf bei einem Bestandskunden, die Nachfass-E-Mail an einen Lieferanten oder das Meeting mit der Strategieagentur: Tag für Tag produzieren Ihre Mitarbeiter Datenmengen, mal mehr, mal weniger umfangreich. Aber haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, was mit all diesen Daten geschieht, wo sie landen und ob die richtigen Informationen daraus abgeleitet werden? „Natürlich“, werden Sie entgegnen – und die klassischen „Lagerorte“ aufzählen wie Notizzettel, Laufwerke, FTP-Server oder USB-Sticks.

Doch was, wenn Ihre Mitarbeiter neue Daten weder zeitnah aufbereiten noch zügig bereitstellen können? Was, wenn wichtigen Informationen aus Kundentelefonaten nicht nachgegangen wird oder die Strategiepräsentation der Agentur erst verspätet auf dem zentralen Austauschserver landet? In so einem Fall sind Ihre Mitarbeiter nicht mehr in der Lage, nach Plan zu entscheiden, welche Informationen Priorität haben und wie die nächsten Schritte aussehen. Die Folge: Ihre Mitarbeiter treffen Entscheidungen nicht mehr strategisch, sondern unter Zeitdruck und planlos. Damit es dazu in Ihrem Unternehmen nicht kommt, sollten Sie eine Systemlösung implementieren, die sich bereits tausendfach bewährt hat. Die Rede ist von einem Customer-Relationship-Management-System, kurz CRM-System.

Das steckt hinter einem CRM-System

Einfach gesagt, ermöglicht ein CRM-System, die Geschäftsbeziehungen mit Ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern optimal zu verwalten – und zwar auf Basis aller vorhandenen und neu entstehenden Daten. Denn gerade für kleine und mittlere Unternehmen wie Ihres ist die folgende Tatsache aktueller denn je: großer Wettbewerb, kleine Preisspanne!

Daraus resultieren vier Herausforderungen, die Ihnen bekannt sein dürften:

  1.  Viele Wettbewerber am Markt

  2.  Vergleichbare Preise am Markt

  3.  Individuelle Kundenanforderungen

  4.  Produkt- und Preistransparenz durch das Internet

Anhand dieser vier Herausforderungen werden Sie feststellen, dass ein CRM-System für Ihr Unternehmen Gold wert ist. Denn erst damit sind Sie und Ihre Mitarbeiter in der Lage, aus den Daten Ihrer Kunden und Dienstleister die richtigen Informationen zu ziehen, um daraus individuelle strategische Entscheidungen abzuleiten. Der Vorteil für Sie liegt auf der Hand: Sie können noch schneller auf sich verändernde Anforderungen Ihrer Kunden und Dienstleister reagieren.

So profitieren Sie von einem CRM

Wahrscheinlich ist es bei Ihnen so wie bei vielen anderen KMU auch: Sie legen Wert auf Persönlichkeit und Nähe zu Ihren Kunden. Oft kennen Sie diese persönlich und bereits über viele Jahre. Entsprechend vorteilhaft ist also ein CRM-System, mit dem Sie den Wünschen Ihrer Kunden jederzeit und ganz individuell nachkommen können. Damit Sie als Mittelständler von einen CRM profitieren können und erfolgreiches Kundenmanagement möglich machen, muss dieses jedoch spezielle Anforderungen erfüllen. Das gilt übrigens umso mehr, wenn Sie einen stetig wachsenden oder bereits einen großen Kundenstamm haben.

Mit der richtigen Software können Sie relevante Kundeninformationen wie etwa Adressen, laufende Verträge und Bestellungen nicht nur zentral archivieren. Ihre Mitarbeiter können die Infos zudem jederzeit und an jedem Ort abrufen, bearbeiten und aktualisieren.

Ganz konkret kann Ihnen eine CRM-Lösung dabei helfen, neue Leads schnell zu identifizieren, zu Ihrer Datenbank hinzuzufügen und exakt zu klassifizieren. Sie können personalisierte Unterlagen für Ihre Interessenten schneller erstellen und zusenden. Kurz gesagt: Ihre Vertriebsmitarbeiter können Leads ganz einfach priorisieren, um sich auf die vielversprechendsten zu konzentrieren. Extern betrachtet, optimieren und steigern Sie so die Qualität Ihrer Kundenbindung, während Sie intern dafür sorgen, dass Daten Ihrer Kunden und Dienstleister automatisch gepflegt und auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Praxisbeispiel Obi

Ein smartes Element der Baumarktkette ist der Service „Reservieren & Abholen“: Als Kunde bestellen Sie Ihre Ware online in eine Filiale Ihrer Wahl. Ihr Auftrag wird dort innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und zur Abholung vorbereitet. Das erspart Ihnen viel Zeit. Sie sehen bereits auf Ihrem Smartphone, ob ein Werkzeug auf Lager ist, und holen die Bestellung gleich in der richtigen Filiale ab – zeitaufwendiges Tingeln durch weitere Baumärkte entfällt damit. Kurz gesagt ist der Obi-Baumarkt-Kundenservice ein perfektes Beispiel für ein Customer-Relationship-Management-System.

So finden Sie das passende CRM-System

Jedes CRM-System entspricht anderen Ansprüchen. Ein internationaler Großkonzern hat andere Wünsche an ein CRM-System als Sie als Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens. Doch egal wie groß oder klein ein Unternehmen ist: Heutzutage ist es unerlässlich, sämtliche Geschäftsprozesse auf die Kundenbedürfnisse und das dahinterstehende Management in Marketing, Vertrieb und Customer Service auszurichten.

Bevor Sie sich also für eine Lösung entscheiden, müssen Sie festlegen, welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Bei der Suche nach der passenden Lösung sollten Sie deshalb vorab Ihre Bedürfnisse an ein solches System prüfen. Die Beantwortung folgender Fragen hilft Ihnen dabei:

1. Wie groß ist Ihr Unternehmen?

2. In welcher Branche sind Sie tätig?

3. Wie sieht Ihr optimales Preis-Leistungs-Verhältnis aus?

4. Welche Arbeitsplätze haben welche Anforderungen?

5. Benötigen Sie passende Module für Vertrieb, Marketing & Co.?

6. Brauchen Sie Erweiterungen für bestehende Systeme?

Die genaue Beantwortung dieser Fragen ist auch deshalb wichtig, um den richtigen Software-Partner zu finden, gut auf die Implementierung der Software in Ihr Unternehmen vorbereitet zu sein, die damit einhergehenden Kosten abschätzen zu können und last, but not least, um den Schulungsaufwand zu kalkulieren. Und aus genau diesen Gründen sollten diese Fragen nicht allein beantwortet werden. Diskutieren Sie sie auf dem nächsten Board-Meeting oder in einer Ihrer wöchentlichen Runden mit den Fachbereichen. Nur so können Sie sich ein ganzheitliches Bild von den Anforderungen Ihres Unternehmens an eine CRM-Lösung machen und sich für eine Lösung entscheiden, die Ihren Anforderungen genügt und die darüber hinaus skalierbar ist, sich also Ihrem Wachstum und Ihren Bedürfnissen anpasst – und zwar jederzeit!

Wollen Sie mehr Informationen zur Digitalisierung Ihres Unternehmens?

Dann laden Sie sich unsere unverbindlichen und kostenlosen Whitepaper herunter. Diese versorgen Sie mit noch mehr Expertenwissen und vielen wissenswerten Informationen rund um das Thema Digitalisierung.

Damit wir Ihnen unser Whitepaper zusenden können, benötigen wir von Ihnen einige Angaben zu Ihrer Person und Ihrem Unternehmen.

Für Ihre nachfolgende Einwilligung stellen wir Ihnen gerne unser Whitepaper kostenlos zur Verfügung: