Wie Digitalisierung Ihre Firma entlastet

In den meisten Unternehmen schlummern immense Potenziale, die durch zielgerichtete Digitalisierungsprojekte realisiert werden können. Im Grunde gibt es kaum einen Bereich, der nicht von der digitalen Transformation profitieren würde. Und ebenso fragen sich viele Unternehmen, wo der Startpunkt für derartige Vorhaben am besten gesetzt wird. Um Ihnen als Geschäftsführer die Entscheidung etwas zu erleichtern, haben wir sieben wichtige Bereiche zusammengestellt, in denen Digitalisierung Ihre Firma entlasten kann.

Digitalisierung zieht im Unternehmen weite Kreise und verändert Prozesse und Methoden nachhaltig. Ein Beispiel ist das Marketing. Hier werden immer mehr Kampagnen entwickelt, die komplett mit der Unternehmens-Website verknüpft sind und mit denen Kunden regelmäßig, individuell und auf verschiedenen Kanälen angesprochen werden können. Das ermöglicht ein Maximum an verwertbaren Kundenkontakten bei reduziertem Ressourceneinsatz. Jedoch ist dies nur mit der entsprechenden digitalen Unterstützung möglich. Denn rein analog könnte selbst eine Abteilung voller ausgewiesener Marketingprofis nicht erkennen, welcher Inhalt oder welche Botschaft noch fehlt, damit Kunde A endlich vom Besucher der Website zum zahlenden Kunden wird.

Beim Thema Personal sind saisonale Schwankungen eine typische Herausforderung, die nach digitaler Unterstützung verlangt. Wenn Sie etwa Geschäftsführer eines Unternehmens für Eventgastronomie sind oder eine Gebäudereinigungsfirma leiten, müssen Sie in Stoßzeiten jedes Jahr aufs Neue eine Vielzahl neuer Arbeitsverträge für Saisonkräfte ausstellen. Und wahrscheinlich müssen Sie dafür die Personalabteilung mit Aushilfskräften aufstocken, um diese Aufwände zu bewältigen. Dass das alles viel Zeit und noch mehr Geld kostet, versteht sich von selbst. Wie wäre es also damit, wenn Sie das Ganze von der manuell aufwendigen auf die digital effiziente Stufe heben?

Sie sehen, die Möglichkeiten der Digitalisierung sind immens – und wir beschreiben Ihnen in der Folge sieben konkrete Wege, wie Ihnen die Digitalisierung Entlastung und Flexibilität ins Unternehmen bringt.

1. Weniger Verwaltungsaufwand: Zentrale Vertragserstellung mit System

Arbeitsverträge sind das Fundament einer gesunden Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie zu erstellen, erfordert bis zu einem bestimmten Grad viel individuelle Sorgfalt der Fachabteilung. Zu einem nicht unerheblichen Teil ähneln sich diese Verträge jedoch. Ein klarer Fall für digitale Unterstützung. Eine mögliche Lösung ist ein zentrales Vertragserstellungstool.

Falls Sie sich jetzt fragen, ob ein solches zentrales Vertragserstellungstool Compliance-konform ist, können wir Sie beruhigen: Ja, natürlich ist es das. Durch die Dokumentation jedes einzelnen Prozessschrittes werden die Gesetze, Richtlinien und Kodizes Ihrer Firma von Anfang bis Ende eingehalten. Außerdem entlastet eine solche Lösung die Angestellten in Ihrer Personalabteilung. Zeitfressende, meist manuelle Routineaufgaben, die zudem häufig Fehler verursachen, gehören damit der Vergangenheit an.

2. Prozesse effizienter managen: Tablets statt Stift und Papier

Themenwechsel vom Personal in die Produktion. Die Schaltanlagenbau GmbH H. Westermann in Minden. Bis 2016 haben die Monteure von Schaltschränken hier noch mit ausgedruckten Montageanleitungen gearbeitet, um Drahtkabel und unzählige Steckverbindungen auf den Millimeter genau in einem Schaltschrank zu platzieren. Für die Angestellten eine Glanzleistung, für den Geschäftsführer höchstwahrscheinlich ein veralteter Prozess, der zu viel Zeit beansprucht und zu hohe Kosten verursacht hat. Deshalb sorgen seit 2016 bei Westermann leistungsstarke Tablets für die virtuelle Konfiguration der Schaltschränke. Das auf dem tragbaren Flachcomputer hinterlegte Programm führt Schritt für Schritt durch den gesamten Montageprozess. Viele Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung. Fehlende Materialien können direkt identifiziert und mit einem Fingertipp aufs Tablet geordert werden. Überflüssige Arbeitswege haben sich damit erledigt. Und auch die Übergaben zwischen den Kollegen, etwa bei Urlauben oder in Krankheitsfällen, funktionieren einwandfrei. Die Entlastung ist somit für alle Beteiligten spürbar.

3. Nahtlos kommunizieren: Smarte Technik im Handwerk

Wahrscheinlich haben Sie schon von ihnen gehört: LTE-Module. LTE steht für „Long Term Evolution“ und beschreibt einen Mobilfunkstandard. Mit einem solchen Modul verbindet man einen Computer über das Mobilfunknetz mit dem Internet. Ein Beispiel, wie ein LTE-Modul eingesetzt werden kann: Nach der Wartung einer Gastherme zückt der Monteur eines Betriebs aus der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik-Branche (SHK) sein Tablet und protokolliert die Messergebnisse direkt vor Ort. Zudem kann er die Dokumentation per E-Mail sowohl an den Kunden als auch an sein Büro senden. Doch das ist nicht alles: Er bestellt auch gleich Austauschteile, kann sofort Lieferzeiten mitteilen und neue Termine abstimmen.

4. Interessenten schneller überzeugen: Big Data und integrierte Marketingkampagnen

Zum Thema Digitalisierung im Marketing zunächst eine schlechte Nachricht: Lediglich eine Website zu haben reicht nicht aus. Diese sollte höchstens die Spitze des Eisbergs sein. Viel wichtiger ist es, dass sämtliche Marketingmaßnahmen digitalisiert und mit Ihrer Website verzahnt sind. Nur so lassen sich tatsächlich maßgeschneiderte Kampagnen entwickeln und steuern, deren Streuverluste verglichen mit analogen Methoden minimal sind. Möglich ist dies mit entsprechenden „Customer Relationship Management“ (CRM) - und Marketing-Automation-Systemen. Smart eingesetzt, gibt Ihnen diese Lösung Transparenz darüber, wo sich potenzielle Kunden in der Wertschöpfungskette gerade befinden. Übrigens: Auch die Unternehmensaktivitäten in den sozialen Medien lassen sich damit verknüpfen.

5. Mensch und Material entlasten: Digitale Produktionssteuerung

Wahrscheinlich wissen Sie aus Ihrer eigenen Erfahrung als Geschäftsführer besser als jeder andere, dass die Optimierung von Produktionsprozessen ein äußert komplexes Thema ist, das durchaus Wochen, wenn nicht gar Monate beanspruchen kann: Sämtliche Baugruppen, Bauteile und Arbeitsschritte, dazu alle bisherigen Produktionszeiten und Fehlerwerte müssen immer wieder aufs Neue konsolidiert und ausgewertet werden. Was in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig noch mit zusätzlichem Know-how und zusätzlicher Manpower gestemmt wird, übernimmt in Zeiten der digitalen Transformation ganz einfach eine zentrale IT-Lösung, auf der alle Daten in Echtzeit zusammenlaufen und diese für Sie sammelt und analysiert.

6. Wirtschaftlicher produzieren: Eine Datenbank für alle Parameter

Stellen Sie sich einmal vor, welche Entlastung es für Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn Ihre Projektleiter Maße und Arbeitsschritte nur einmal in eine solche Softwarelösung übertragen müssen, und das System fortan im Bruchteil einer Sekunde Fertigungszeiten für neue Produkte berechnet oder frühzeitig Alarm schlägt, wann es Engpässe geben wird und wo Arbeitsschritte gegebenenfalls ausgelagert werden müssen. Haben Sie ihr Potential erkannt?

7. Zeit sparen: Flache Hierarchien und kurze Wege

Wenn Sie sich jetzt fragen, wie Sie die Implementierung einer solchen Datenbank mal eben so neben dem operativen Tagesgeschäft realisieren sollen, hier eine kurze Erinnerung, was deutsche Mittelständler auszeichnet, aber oft übersehen wird: Sie haben flache Hierarchien und kurze Wege. Das sind ideale Voraussetzungen dafür, einen IT-Partner zu sondieren und solche Maßnahmen zeitnah auf- und umsetzen zu lassen.